Hur kan man förebygga otillåten påverkan
Att förebygga otillåten påverkan handlar om att värna rättssäkerheten, stärka förtroendet för demokratin och skapa en trygg arbetsmiljö för medarbetare. Förebyggande arbete bygger på tydliga rutiner, en stark säkerhets- och organisationskultur samt ledningens aktiva engagemang.
Ett hållbart förebyggande kräver ett systematiskt, långsiktigt och tvärsektoriellt arbete. Genom att höja medvetenheten, utbilda personal och säkerställa samverkan mellan olika funktioner kan kommuner minska risken att kriminella aktörer får inflytande över beslut eller tillgång till verksamheter. Otillåten påverkan innebär också stora risker att dra igång hjärnans larmsystem. Larmsystemet gör oss redo för kamp och vårt stresshormon kortisol sätts igång. Vi kan då hamna i fly, fäkta eller frysa-läge.
Särskilda beteenden och agerande som förekommer där medarbetare utsätts för otillåten påverkan kan vara:
- Undviker eller fattar ej korrekta beslut
- Ärenden som upplevs jobbiga läggs undan
- Tappar kontrollen eller behärskningen
- Blir tyst
- Rapporterar inte felaktigheter eller utsatthet för brott
- Polisanmäler inte
För att undvika att dra igång hjärnans larmsystem kan vi förebygga genom att förbereda oss, mental styrketräning och att verka för en öppen arbetskultur. Detta kan man göra genom att öva olika vanliga scenarier som kan inträffa, införa förberedelsetid inför möten samt verka för att rapportering och samtal om otillåten påverkan ska vara naturligt.[1]
[1] Catharina Lindstedt, senior rådgivare, utbildare och föreläsare inom otillåten påverkan
Viktiga steg i arbetet för att förebygga otillåten påverkan
Bygg en motståndskraftig organisation
Ha tydliga rutiner, riktlinjer och uppföljning.
- Upprätta policies för hur hot och påverkan ska hanteras.
- Ta fram handlingsplaner och skapa checklistor för olika typer av händelser (till exempel hot via mejl, trakasserier på plats).
- Regelbundet undersöka riskerna och genomföra undersökningar. Det kan till exempel handla om fysiska skyddsronder, medarbetarundersökningar, medarbetarsamtal, att lära från slutsatser från tidigare incidenter och tillbud eller genom att beakta råd och rekommendationer från företagshälsovården eller annan expertis
- Lyft uppkomna händelser på APT eller liknande möten. Att diskutera händelser och lära av varandra bygger kunskap om hur otillåten påverkan kan hanteras.
Rapporteringssystem
- Inför system för intern rapportering av incidenter – med möjlighet till anonym anmälan.
- Se till att varje händelse dokumenteras och följs upp.
Utbildning och medvetandegörande
För all personal:
- Träna anställda i att känna igen olika former av otillåten påverkan, inklusive subtila metoder.
- Ge exempel på vad som är okej att ta emot (gåvor, tjänster, förmåner) och vad som inte är det.
För chefer och ledare:
- Ledarskapet måste aktivt visa att det är okej att slå larm.
- Utbilda i riskbedömning och bemötande av påverkansförsök.
Säker arbetsmiljö
- Anpassa lokalernas utformning så att medarbetare har fysiskt skydd (till exempel receptioner, besöksrum, dörrar).
- Skydda personuppgifter – begränsa spridning av personliga kontaktuppgifter.
- Se över digital säkerhet – till exempel skydd mot nättrakasserier.
Ledningsstöd och kultur
- Skapa en öppenhetskultur där anställda vågar prata om utsatthet.
- Tydligt budskap från ledningen: nolltolerans mot påverkan.
- Visa att de som larmar får stöd – inte skuldbeläggs.
Samverkan och omvärldsbevakning
- Samarbeta med andra myndigheter, till exempel Polismyndigheten och Skatteverket.
- Dela information om påverkansförsök. Delning av uppgifter måste ske inom ramen för sekretesslagstiftningen.
- Använd befintligt stödmaterial från myndigheter och organisationer.
Involvera olika delar av organisationen
Otillåten påverkan är en komplex problematik som kräver samarbete och insatser från flera delar av organisationen. För att arbetet ska bli effektivt och hållbart behöver olika funktioner inom kommunen involveras och bidra utifrån sina respektive ansvarsområden. Brå tar upp följande funktioner som viktiga i arbetet för att förebygga påverkansförsök:[2]
Säkerhet och brottsförebyggande funktioner
Kommunens säkerhets- och brottsförebyggande funktioner spelar en central roll. Det är ofta här frågorna om otillåten påverkan först uppmärksammas och hanteras. Det är också viktigt att inkludera kommunens funktion mot våldsbejakande extremism, då dessa aktörer kan bidra med kunskap om ideologiskt motiverade hot och påverkansförsök.
HR-funktioner
HR-funktionerna är viktiga både ur ett arbetsmiljöperspektiv och när det gäller frågor som rekrytering, kompetensförsörjning och arbetsrätt. Genom att vara delaktiga kan HR bidra till att stärka rutiner för stöd, trygghet och förebyggande arbete.
Juridisk kompetens
Kommunens jurister behöver involveras för att säkerställa korrekt hantering av frågor kopplade till lagstiftning, sekretess, arbetsrätt och andra juridiska aspekter som kan uppstå i arbetet mot otillåten påverkan.
Ledning, styrning och kommunikation
Huvudansvaret för arbetsmiljön ligger hos arbetsgivaren. De som är de yttersta företrädarna för arbetsgivaren inom kommuner och regioner är de förtroendevalda
Eftersom utvecklingsarbetet ofta påverkar ledning och styrning är det viktigt att dessa nivåer är engagerade. Kommunikatörer bör också involveras för att skapa tydliga budskap, öka medvetenheten och stärka förtroendet internt. Funktioner för uppföljning och intern kontroll kan bidra med kunskap om riskhantering och säkerställa att insatser följs upp på ett systematiskt sätt.
Skyddsombud och arbetstagarperspektivet
Skyddsombuden, eller arbetsmiljöombuden, har i uppdrag att bevaka att arbetsgivaren uppfyller kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Eftersom arbetsmiljölagen (1977:1160) betonar samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, är det viktigt att skyddsombuden inkluderas i arbetet. De bidrar med ett värdefullt arbetstagarperspektiv och kan stärka både legitimiteten och genomförandet av insatserna.
VIKTIGA ÅTGÄRDER MOT OTILLÅTEN PÅVERKAN
- Genomför riskbedömningar, upprätta handlingsplaner och rapportera alla incidenter
- Verka för en god arbetsmiljö där kollegor stöttar varandra och cheferna är engagerade
- Tydligt och professionellt informera om beslut och annan information
- Försvåra kartläggning av ens person på internet
- Avdramatisera påverkarna
- Ta självcensur och oro på allvar
- Glöm inte korruption, det är en svårupptäckt form av påverkan
- Följ upp påverkansförsök och incidenter, har hotbilden förändrats, hur mår medarbetaren och har genomförda åtgärder fått resultat