Hur kan kommunen upptäcka felaktig folkbokföring?

Det finns flera sätt för en kommun att upptäcka misstankar om felaktig folkbokföring iinom ramen för kommunens brottsförebyggande arbete och underrättelseskyldighet.

Avvikelser i kommunal verksamhet

Felaktig folkbokföring upptäcks ofta genom avvikelser i kommunens ordinarie verksamheter, där folkbokföringsuppgifter används som grund för beslut, planering och uppföljning. Det kan exempelvis handla om barn som är folkbokförda i kommunen men inte vistas där i praktiken, eller individer som söker och får kommunala insatser exempelvis hemtjänst eller boendestöd, på en adress där de egentligen inte bor. Motstridiga adressuppgifter i olika ärenden eller register kan utgöra tydliga indikationer på att folkbokföringsuppgifterna inte speglar den faktiska boendesituationen.

Indikationer kopplade till skola, förskola och barnomsorg

Skola och förskola är centrala upptäcktsytor för felaktig folkbokföring. Avvikelser kan uppmärksammas när barn går i skola eller förskola i kommunen men är folkbokförda i en annan kommun, eller när barnet är folkbokfört hos en vårdnadshavare där det i praktiken inte vistas. Även återkommande förändringar av adresser utan koppling till barnets faktiska vardag kan indikera felaktig folkbokföring. Med stöd av 10 kap. 15 a § offentlighets- och sekretesslagen finns möjlighet för intern samverkan mellan ekonomiskt bistånd och verksamheter inom skola och utbildning att utbyta information om barn som exempelvis vistas i utlandet.

Avvikelser inom socialtjänst och ekonomiskt bistånd

Inom socialtjänstens verksamheter kan felaktig folkbokföring uppmärksammas när uppgifter om hushåll, boende eller familjesammansättning inte går att förena med den faktiska livssituationen. Det kan exempelvis handla om flera personer som uppger samma adress utan att faktiskt bo tillsammans, eller om adresser ändras i samband med ansökningar om ekonomiskt bistånd eller andra insatser.

Indikationer i bostads- och boenderelaterade verksamheter

Felaktig folkbokföring kan uppmärksammas när personer är folkbokförda på adresser som saknar grundläggande funktioner exempelvis vatten och avlopp. Andra typer av fastigheter som kan tyda på felaktig folkbokföring är om personer står skrivna på:

•Föreningslokaler

•Industrifastigheter

•Byggnader där bostadsändamål inte är tillåtna

Även situationer där ett ovanligt stort antal personer är folkbokförda på en och samma bostadsadress kan indikera att folkbokföringen inte stämmer.

Tips på arbetssätt

Genom att begära ut uppgifter med stöd av 10 kap. 15 a § eller 10 kap. 27 § offentlighets- och sekretesslagen (OSL) kan kommunen efter sedvanlig sekretessprövning hos Skatteverket få tillgång till listor som visar bland annat personer som är folkbokförda i fastigheter taxerade som industrifastigheter, samt adresser där ett stort antal vuxna är folkbokförda i samma bostad.
På motsvarande sätt kan information från Skatteverket användas i samverkan med kommunala bostadsbolag för att gemensamt motverka trångboddhet och olovlig andrahandsuthyrning.

Guide till hur man kan begära ut uppgifter från Skatteverket

Så här begär du ut listor från Skatteverket

Gå in på Skatteverket.se.
Välj fliken Offentliga aktörer.
Klicka vidare till Informationsutbyte.
Välj Ta del av allmänna handlingar och uppgifter.

Längre ner på sidan fyller du i kontaktuppgifter samt anger vilka uppgifter som begärs ut, syftet med begäran och tillämplig sekretessbrytande bestämmelse.

Exempel på formuleringar:

Begäran:
Jag önskar ta del av uppgifter om samtliga privatpersoner (namn, personnummer och adress) i X kommun som är folkbokförda på fastigheter taxerade som industrifastigheter.

Syfte:
Syftet är att inhämta information inom ramen för kommuners brottsförebyggande ansvar.

Sekretessbrytande regel:
Ett utlämnande av uppgifterna bedöms vara viktigare än intresset av att skydda den enskildes personliga integritet, med stöd av antingen 10 kap. 15 a § eller 10 kap. 27 § offentlighets- och sekretesslagen, i syfte att effektivt och ändamålsenligt motverka välfärdsbrottslighet.

När uppgifterna är ifyllda klickar du på Nästa. Inga bilagor behöver bifogas. Begäran skickas därefter digitalt till Skatteverket. Handläggningstiden är normalt 2–3 arbetsdagar, varefter svaret skickas till den e-postadress som angetts.

Tips på sätt att samverka med bostadsbolag

Ett sätt att arbeta mot felaktig folkbokföring är att samverka med bostadsbolag. Genom strukturerad informationsdelning och tydliga kontaktvägar kan avvikelser upptäckas tidigt och felaktig folkbokföring motverkas på ett rättssäkert och effektivt sätt.

1. Gemensam lägesbild och regelbundna samverkansmöten

Kommunen kan etablera återkommande samverkansmöten med kommunala och större privata bostadsbolag för att dela lägesbilder kring misstänkt felaktig folkbokföring. Bostadsbolagen kan bidra med information om avvikande boendemönster, exempelvis lägenheter där många vuxna vistas regelbundet utan att stå på kontraktet, eller där det finns misstanke om olovlig andrahandsuthyrning.

2. Strukturerad informationsdelning

Med stöd av 10:15 a OSL kan kommunen dela relevant information med bostadsbolag som behöver uppgifterna för att fullgöra sina uppdrag som fastighetsägare. Det kan handla om att uppmärksamma bostadsbolag på adresser där ett ovanligt stort antal personer är folkbokförda, eller där folkbokföringsuppgifter inte överensstämmer med hyresavtalets omfattning.

3.Samordnade kontrollbesök

Ett exempel på samverkan mellan kommun och bostadsbolag är samordnade kontrollbesök. En kommun kan få in tips om att någon form av yrkesmässig verksamhet bedrivs i en privatbostad. Exempel på verksamheter som är relevanta för kommunens tillsynslagstiftning är bland annat tatueringsverksamheter, vissa nagelsalonger och frisörsalonger beroende på vilka verktyg som används, håltagning, piercing, akupunktur, microneedling och andra skärande eller stickande skönhetsbehandlingar. För dessa verksamheter krävs inget tillstånd, men verksamhetsutövaren är skyldig att anmäla verksamheten till kommunen senast sex veckor innan start. Kommunen kan därför ta kontakt med fastighetsägaren för att inhämta information om vad denne känner till om den aktuella verksamheten, till exempel om det finns kännedom om näringsverksamhet i lägenheten, tidigare klagomål eller avvikelser i nyttjandet av bostaden. I vissa fall finns möjlighet för kommunen och fastighetsägaren gemensamma platsbesök för att klarlägga om och hur verksamhet bedrivs i fastigheten.

Exempel samverkan Göteborgs Stad, Skatteverket och de kommunala bostadsbolagen för att motverka felaktig folkbokföring

I Skatteverkets pilotprojekt om felaktig folkbokföring utvecklades en samverkansmodell i samarbete med Göteborgs Stad, Skatteverket och Göteborgs kommunala bostadsbolag. Syftet var att stärka kvaliteten i folkbokföringen och samtidigt förebygga felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen. Projektet genomfördes mellan 2020-2022 och resulterade i bland annat upptäckta fall av felaktig folkbokföring, utvecklad metod för att hantera impulser av misstänkt felaktig folkbokföring samt förbättrad kvalitét i folkbokföringsuppgifterna.

Utgångspunkten var att felaktig folkbokföring ofta är en möjliggörare för välfärdsbrott, trångboddhet, skenseparationer och andra oegentligheter. Genom strukturerad samverkan kunde aktörerna arbeta mer systematiskt och träffsäkert.

✔ Kommunens roll

Göteborgs Stad bidrog främst genom att identifiera avvikelser i den egna verksamheten, exempelvis inom ekonomiskt bistånd, fastställa boende eller hushållssammansättning och andra kommunala processer där folkbokföringsuppgifter används.

Kommunen kunde:

Uppmärksamma när en persons uppgivna boendeförhållanden inte stämde överens med folkbokföringen
Identifiera avvikelser i hyresrelationer eller trångboddhet
Lämna underrättelser till Skatteverket vid misstanke om felaktig folkbokföring

Arbetet kopplades till den lagstadgade underrättelseskyldigheten att underrätta Skatteverket när folkbokföringsuppgifter kan antas vara felaktiga.

✔ Skatteverkets roll:

Skatteverket hade det övergripande ansvaret för att:

Ta emot impulser från Göteborgs Stad och bostadsbolagen
Analysera uppgifterna
Genomföra utredningar
Besluta om rättelser i folkbokföringen

Skatteverket fungerade även som kunskapsstöd och bidrog med metodutveckling, analyskompetens och vägledning kring tillämpningen av folkbokföringslagen.

✔ De kommunala bostadsbolagens roll i Göteborg:

De kommunala bostadsbolagen i Göteborg var en central part i projektet. De bidrog genom att:

Genomföra kontroller i sitt bostadsbestånd
Jämföra hyreskontrakt med folkbokföringsuppgifter
Identifiera avvikelser, exempelvis
- Personer folkbokförda på adressen utan att vara kontraktsinnehavare
- Kontraktsinnehavare som inte själva bodde i lägenheten
- Tecken på otillåten andrahandsuthyrning eller parallella boenden

När avvikelser upptäcktes kunde bostadsbolagen lämna information vidare till Göteborgs Stad, som i sin tur underrättade Skatteverket.

Hur samverkan fungerade i praktiken

Samverkan byggde på en tydlig struktur:

Regelbundna kontakter och löpande dialog mellan Göteborgs Stad och Skatteverket

Rutiner för hur impulser till Skatteverket skulle formuleras och överföras

Gemensamma diskussioner om indikatorer och riskmönster

Kompetensutveckling för personal i både kommunen och bostadsbolagen genom bland annat utbildning i underrättelseskyldigheten enligt § 32 c folkbokföringslagen och lag om underrättelseskyldighet vid misstanke om felaktiga utbetalningar.

Exempel på samverkan:

Det kommunala bostadsbolaget upptäcker att flera personer bor i en lägenhet, trots att endast en person står skriven där.
Uppgiften delas med Göteborgs Stad.
Göteborgs Stad och/eller bostadsbolaget lämnar en underrättelse till Skatteverket.
Skatteverket utreder och beslutar vid behov om rättelse i folkbokföringen.

En rättelse av folkbokföringsuppgifterna kan i sin tur påverka rätten till ersättningar och utbetalningar från välfärdssystemen.

Effekter av samverkan

Genom samarbetet mellan Göteborgs Stad, Skatteverket och de kommunala bostadsbolagen skapades:

Bättre träffsäkerhet i identifieringen av felaktig folkbokföring

Kortare ledtider mellan upptäckt och åtgärd

Ökad kunskap om lokala riskmönster

Stärkt förebyggande arbete mot felaktiga välfärdsutbetalningar

Länk till rapporten: Slutrapport, Skatteverkets pilotprojekt felaktig folkbokföring

← 4. Kommunens och regionens underrättelseskyldighet 6. Hur kan man som region upptäcka felaktig folkbokföring? →