Framgångsfaktorer i FUT-arbetet
I de kommuner som har kommit långt i arbetet mot felaktiga utbetalningar återkommer ett antal gemensamma nämnare. Dessa kan beskrivas som framgångsfaktorer och skapar goda förutsättningar för ett långsiktigt, rättssäkert och effektivt arbete.
Tydligt mandat, styrning och ledningsstöd
FUT-arbetet är politiskt förankrat och tydligt prioriterat. Det finns beslut i styrdokument, mål- och budgetprocesser samt ett uttalat stöd från kommunledningen. Detta skapar legitimitet och tydlighet i organisationen kring att arbetet med att motverka felaktiga utbetalningar är en del av kärnuppdraget för socialtjänsten, inte en sidofråga.
Stark och tydligt avgränsad FUT-funktion
En fungerande FUT-funktion med specialiserad kompetens är en avgörande framgångsfaktor.
Kommuner som lyckas väl har en tydlig organisatorisk gränsdragning mellan:
- Den framåtsyftande handläggningen av rätten till ekonomiskt bistånd
- Den utredande och kontrollerande FUT-funktionen
FUT-handläggare arbetar med:
- Utredning av misstänkta oegentligheter
- Återkrav
- Polisanmälningar
- Konsultativt stöd till linjeverksamheten
Heltidsresurser och organisatoriskt fredade funktioner bidrar till:
- Kontinuitet
- Kompetensuppbyggnad
- Tydlig prioritering
I större kommuner kan funktionen även arbeta strategiskt genom riktade granskningar, stickprov och mönsteranalyser. Men beroende på kommunens storlek och tillgång på resurser kan FUT-arbetet organiseras på olika sätt.
Strukturerade och rättssäkra rutiner
Kommuner som kommit långt i sitt FUT-arbete har även utvecklat systematiserade processer från start till avslut.
Det kännetecknas av:
- Tydliga processkartor
- Standardiserade rutiner
- Genomarbetade mallar
- Spårbar dokumentation
- Säker journalföring
Det finns även rutiner för uppföljning av polisanmälningar och ärenden som överlämnats till rättsvårdande myndigheter. Detta stärker kontinuitet och lärande.
Riskbaserat arbetssätt med tydliga indikatorer
Utöver grundkraven i handläggningen arbetar framgångsrika kommuner riskbaserat.
Det innebär att:
- Vissa kontroller görs rutinmässigt varje månad
- Andra genomförs vid fasta intervall
- Särskilda riskindikatorer leder till fördjupad granskning
- Klienters upprepade ombokningar eller undvikande av möten
- Kontoutdrag utan normala levnadskostnader, som till exempel mat och hyra
- Transaktioner till andra banker eller bilrelaterade kostnader
- Skenseparation eller flytt i samband med att en i hushållet får arbete
- Ungdomars skenutflyttning
- Trångboddhet
- Försvunna eller ofullständiga pass
Tydliga indikatorer skapar förutsägbarhet, enhetlighet och stärker rättssäkerheten.
Förebygg fel redan i ansökan och beslutet
Det mest effektiva sättet att motverka felaktiga utbetalningar är att besluten blir rätt från början. Förebyggandet startar därför redan i ansökningsskedet av ekonomiskt bistånd.
Kommunen behöver säkerställa att den sökande får tydlig information om:
- Sin uppgiftsskyldighet
- Vilka handlingar som ska lämnas in
- Vilka konsekvenser felaktiga uppgifter kan få (återkrav och polisanmälan)
Det är den enskilde som ska visa att hen har rätt till ekonomiskt bistånd. I det fall det inte finns tillräckligt underlag för att bedöma den enskildes rätt till ekonomiskt bistånd kan ansökan avslås. En bärande princip är: ingen utbetalning utan fullständigt underlag.
- Ekonomisk översikt och kontoutdrag
- Hyreskontrakt och inneboendeavtal
- Lönespecifikationer och anställningsavtal
- Läkarintyg
- Uppgifter om folkbokföring
Vid misstanke om manipulerade handlingar ska underlagen begäras in på nytt i format som försvårar manipulation, exempelvis PDF direkt från bank eller utfärdare. (Det finns dock även exempel på att PDF-filer har manipulerats). Detta förebyggande arbete minskar behovet av att återkrav sker i senare skede och stärker rättssäkerheten.
Intern kvalitetssäkring – minska kommunens egna fel
En viss del av felaktiga utbetalningar beror på brister i socialtjänstens handläggning av ett ärende. Därför arbetar framgångsrika kommuner aktivt med intern kvalitetssäkring.
- Checklistor i varje ärende
- Rutiner för att säkerställa att ny information alltid tas om hand
- Utbildning i korrekt myndighetsutövning
- Återkommande stickprovskontroller
Detta minskar både sårbarheten och andelen interna fel.
Återkoppling och lärande i verksamheten
En avgörande framgångsfaktor är att utredda ärenden används som underlag för lärande. Genom workshops, utbildningar och strukturerad återkoppling till handläggare och chefer skapas en gemensam förståelse för risker och förbättringsområden.
Enskilda ärenden blir därmed inte bara en fråga om utredning och eventuell rättslig prövning, utan också en del av verksamhetsutvecklingen.
Skapa fler ingångar för signaler
Kommuner som utvecklat sitt arbete har skapat fler vägar för att lämna tips vid misstanke om oegentligheter.
Det kan innebära:
- Tipsfunktion och tipstelefon
- Tydlig kommunikation om hur tips lämnas
- Strukturerade rutiner för hantering av inkomna tips
Ett mer proaktivt arbete kan även omfatta bevakning av offentliga informationskällor. Exempelvis kan kommunen begära ut listor över kommande huvudförhandlingar vid närliggande tingsrätt som rör ekonomisk brottslighet och kontrollera om berörda personer är aktuella inom ekonomiskt bistånd. Förekomst av exempelvis bedrägeri eller penningtvätt kan motivera vidare utredning.
Systematiska efterkontroller
Efterkontroller hos Skatteverket är ett kraftfullt verktyg i ett strukturerat FUT-arbete.
Det kan exempelvis innebära att:
- taxerade inkomster begärs in från Skatteverket
- uppgifterna jämförs med vad den enskilde tidigare har uppgett
Särskilt effektivt är detta vid längre biståndsperioder som avslutats. Efterkontroller stärker både upptäcktsförmågan och den avskräckande effekten att undanhålla vita inkomster.
I efterföljande avsnitt ges exempel på hur sju kommuner i Sverige har valt att organisera sitt FUT-arbete och vilka processer som är av särskild betydelse.