Kommunens ansvar vid placering
Kommuner som inte driver HVB i egen regi, eller som behöver komplettera sin egen kapacitet, upphandlar i regel platser hos privata utförare. Upphandling av HVB kan ge kommunen tillgång till en bredd av inriktningar och kompetenser som en enskild kommun inte kan bygga upp på egen hand. Samtidigt innebär avtal med privata utförare att kommunen behöver säkerställa att god kvalitet erhålls genom tydliga avtal och strukturerad uppföljning. En rekommendation är att avtalet med leverantören som driver HVB innehåller villkor om att uppföljning ska ske och hur och när den kommer att genomföras.
Krav som håller oseriösa aktörer ute
Genom att använda tydliga krav på leverantören och på tjänsten i upphandlingar som sedan avspeglas i avtalet kan kommunen minska risken för att ingå avtal med aktörer som är olämpliga, oseriösa eller som saknar förutsättningar att genomföra uppdrag. Samma krav på kontroll och tydliga avtalsvillkor behöver upprätthållas vid direktupphandlingar som vid avrop från ett upphandlat ramavtal. Även när en placering behöver ordnas snabbt är det viktigt att genomföra grundläggande leverantörskontroller och att följa upp avtalet. Det är bra om det finns framtagna avtalsmallar som också anger hur uppföljningen ska gå till även för direktupphandlade avtal.
Krav i syfte att motverka välfärdsbrottslighet kan vara:
att leverantörens ledning och föreståndare inte är dömda för brott som bedrägeri, penningtvätt, skattebrott eller människohandel.
att leverantören inte har obetalda skatter eller sociala avgifter.
att leverantören inte får byta ägare eller ledning inklusive föreståndare utan godkännande från kommunen.
att leverantören ska kunna visa att denne har utfört tjänster i förhållande till andra kommuner av god kvalitet.
att leverantören har en rutin för en noggrann anställningsprocess med registerkontroller som förhindrar att olämpliga personer anställs i verksamheten.
att personer som anställs hos utföraren ska kunna visa utdrag ur belastningsregister utan domar under exempelvis max fem år bakåt i tiden.
att anställda som döms för brott under avtalstiden inte får arbeta med att utföra uppdraget och att leverantören kan visa att detta följs upp kontinuerligt.
att leverantören inte ska ha fått förelägganden som har förenats med vite av IVO.
Om du gör ett avrop från ett ramavtal, stäm av med upphandlingsavdelningen så att uteslutningsgrunderna kommer med och om leverantören har kontrollerats mot dem.
Checklista för kravspecifikation vid upphandling av HVB för barn och unga
Kontrollera aktören – före och under placeringen
En viktig del i att förebygga välfärdsbrottslighet är att kommunen har kunskap om vilka aktörer den gör affärer med. Kontrollen behöver ske både inför avtal och placering och löpande under den tid som kommunen anlitar leverantören. Förhållanden kan förändras under avtalstiden, exempelvis när det gäller ekonomi, ägare och ledning, personal eller myndighetstillsyn. Det är viktigt att det i kommunen står klart vem eller vilka som har ansvar för uppföljning och att det är tydligt vad som ska ske när brister upptäcks.
Kontrollera leverantören
Kontrollen inför en placering kan bland annat omfatta:
[1] Vad som avses med vissa brott finns här på den här länken på polisens hemsida:
Utdrag för arbete med barn i annan verksamhet än skola och barnomsorg
Om leverantören visar brister under en eller flera punkter ovan bör avtal inte tecknas eller så bör ytterligare kontroller göras.
Tänk på:
Sedan den 1 mars 2026 finns utökade möjligheter till registerkontroll av personer som ska arbeta med barn. Numera ingår kontroll av uppgifter ur misstankeregistret.
Kontrollen av leverantören bör inte betraktas som en engångsåtgärd, det vill säga inte bara genomföras inför en placering och avtalstecknande. Vissa kontroller behöver genomföras regelbundet under avtalstiden, särskilt kontroll av IVO-tillstånd och tillsynsärenden, ekonomisk stabilitet samt skatter, avgifter och skulder. I det löpande arbetet kan kommunen exempelvis använda IVO:s placeringsstöd, kreditupplysningar och annan tillgänglig information för att följa förändringar hos leverantören. Även rapportering i medier kan ge signaler om missförhållanden som behöver kontrolleras närmare.
Vikten av avtalsuppföljning
Kontrollen av leverantör innan avtal tecknas behöver kompletteras med en systematisk uppföljning av att verksamheten faktiskt levererar det som avtalats. Uppföljningen av att den enskilde får sitt behov uppfyllt är en separat uppföljning men erfarenheter av den kan användas vid avtalsuppföljningen. Avtalsuppföljningen kan genomföras genom granskning av dokumentation, data och register, besök i verksamheten samt dialog med ledning och personal. Vid en direktupphandling kan resultatet av tidigare avtalsuppföljning vara en god källa till information.
Kommunen behöver därför redan i avtalet säkerställa en tillräcklig rätt till insyn. Det kan exempelvis innebära tillgång till:
- Lokaler
- Dokumentation
- Arbetsscheman
- Underlag för fakturering
- Statistik, rapporter och andra relevanta uppgifter
En särskilt viktig kontroll ur ett välfärdsbrottsperspektiv är att granska fakturor och jämföra dem med aktuella avtal. Kommunen bör ha systematiska rutiner för detta för att minska risken för att offentliga medel betalas ut på felaktiga grunder. Om en faktura inte överensstämmer med avtalet bör den bestridas.
Leverantören behöver också skyndsamt informera om förändringar som påverkar placeringen, exempelvis om en placering uteblir, förändras eller avbryts. Annars riskerar kommunen att betala för vårddygn eller insatser som inte har genomförts. Avtalet bör därför tydligt reglera vad som gäller vid avbrutna placeringar och vilken ersättning som ska utgå.
Checklista för avtalsuppföljning för HVB för barn och unga
Följ upp på plats
Dokumentkontroller behöver kompletteras med kunskap om hur verksamheten faktiskt fungerar. Som en del av detta behöver oförberedda platsbesök genomföras med viss regelbundenhet.
Information från placerande socialsekreterare och från de barn och unga som är eller har varit placerade är också viktig. Kommunen behöver ha tydliga rutiner och kommunikationskanaler så att uppgifter om brister når de funktioner som ansvarar för avtalsuppföljning och placering.
Individuppföljningen är alltid kommunens ansvar och kan inte förhandlas bort. Den kan samtidigt ge viktig information till avtalsuppföljningen. Uppgifter från ett enskilt barn eller en socialsekreterare kan exempelvis vara signaler om att verksamheten eller avtalet behöver granskas närmare.
Se helheten
En enskild avvikelse behöver inte innebära att något allvarligt är fel. Om flera placerade barn eller flera socialsekreterare oberoende av varandra lämnar liknande uppgifter om samma verksamhet kan det däremot framträda ett mönster. Kommunen behöver därför ha strukturer som gör att information om brister kan sammanställas och analyseras.
Titta efter mönster i kostnader
Ekonomisk uppföljning kan ge viktig information om hur kommunens HVB-placeringar fungerar. Ett sätt är att kommunen analyserar kostnader för HVB både på individnivå och på övergripande nivå. Det kan exempelvis handla om faktiska dygnskostnader, kostnader för tilläggstjänster och extra bemanning samt kostnader som uppstår vid avbrott och omplaceringar.
Analyser av kostnadsmönster kan bidra till att identifiera avvikelser som behöver undersökas närmare. Det kan exempelvis vara återkommande kostnader för tilläggstjänster eller extra bemanning hos en viss leverantör, stora skillnader mellan avtalad och faktisk dygnskostnad eller kostnader som på annat sätt avviker från vad kommunen normalt ser vid liknande placeringar.
Avvikande kostnader innebär inte i sig att det förekommer felaktigheter eller välfärdsbrottslighet. Det kan däremot utgöra en signal som tillsammans med annan information ger anledning till en fördjupad kontroll.
Ta del av leverantörens egenkontroll
Kommunens uppföljning kan också kompletteras med leverantörens egenkontroller. Kommunen kan i avtalet ställa krav på att leverantören regelbundet genomför egenkontroller och lämnar resultat och underlag från dessa till kommunen. Leverantören bör även ha fungerande rutiner för att ta emot, dokumentera och hantera synpunkter och klagomål från barn, unga och andra berörda. Sådana underlag kan tillsammans med kommunens övriga uppföljning bidra till att identifiera brister och återkommande mönster.
Arbeta riskbaserat
Alla leverantörer behöver inte kontrolleras lika noggrant. Avtalsuppföljning är resurskrävande och det är viktigt att ha ett riskbaserat arbetssätt. Kommunen behöver ha en struktur som fångar upp misstankar och signaler, medan mer omfattande kontroller i första hand riktas mot verksamheter där signaler eller riskindikatorer ger anledning till fördjupad kontroll.
Om det i den löpande uppföljningen framkommer misstankar om att något inte står rätt till bör kommunen genomföra en fördjupad kontroll. En sådan kontroll kan exempelvis omfatta:
- Registerkontroller
- Fördjupad granskning av dokumentation
- Oannonserade platsbesök
- Dialog med placerande socialsekreterare
- Dialog med barn och unga som har erfarenhet av verksamheten
Ett riskbaserat arbetssätt förutsätter samtidigt att kommunen har planerat och avsatt resurser så att en fördjupad kontroll kan genomföras med kort varsel när allvarliga signaler uppstår.